会计电算化的经验总结

发布时间:2014-08-14 共1页

一、帐务处理

 

(一)权限控制

财务主管应对每个会计员的操作进行控制。进入系统管理中的权限管理,根据工作的需要对每位操作员进行权限控制。对于制单人员,给予查询权、录入修改权、打印权,对出纳员应给予帐务查询权、银行及对帐权和出纳权(审核权),以便出纳模块和日常帐务模块相互核对和日常收付凭证进行出纳,如果需要对某人进行部分科目权限控制,首先在权限设置对话框中选择“科目权限”,选择部分科目,然后在权限管理对话框中选择“科目权限表”,设置该人所对应的科目代码和名称。为了使科目设置更具有科学性,应将科目设置权给予主管人员,以防其他人员增减科目名称;为了保证数据安全可靠,不被外人盗窃,应将数据备份权和恢复权赋予特定人员。对于审核员,应给予审核权,若要对某人某些科目金额上限审核权控制,首先给予其审核权,然后进入“权限管理一审核授权控制”,录入相应条件,比如金额在5000元以下的付款,该审核员具有审核权,超过5000元,该审核员无此审核权。若要查询某人的工作情况,可以从操作日志中查询。

(二)初始设置

凭证类型采用分三类(收、付、转),有利于凭证分类、查询,也有利于现金流量表的编制。若要对各部门收入、成本费用考核,部门核算方式应选“核算到部门”;在科目设置中,为了使科目设置更加简练,便于记忆,比如全球通月租费,将科目代码51010101设为部门核算,就可以知道各部门全球通月租费收入,不需要将各部门月租费收入再往下设明细科目(如:通信业务收入一全球通收入一月租费一XX部门)。部门设置采用代码分级制,比如采用三位制,第一位表示部门性质,后两位表示各部门,若第一位上的“1”表示管理部门,后两位“01,,表示综合部,”02“表示财务部,则综合部的代码为”101,“财务部的代码为”102“,若第一位上的”2“表示生产部门,后两位数”01“表示交换中心,”02“表示基站维护中心,则交换中心的代码为”201,“基站维护中心的代码为”202“。这样分类便于记忆各部门代码。

(三)基础设置

在日常帐务处理中首先要对凭证处理进行基础设置,凭证录入方式选项的默认日期为“当天”,这样保证制单日期与业务实际发生日期相符:选择“金额借贷自动平衡”,有了借方数,不需要再计算贷方数,简化计算;凭证存入提示,应将“附件未录入提示”选上,有利于提醒未录入的附件,与会计基础工作相符。凭证处理方式选项中,应选上“只能由制单人本人修改”有利于加强制单人的责任制;选择“能删除中间凭证”方便凭证处理;选择“在凭证存入前检查凭证的合法性”,有利于降低凭证录入错误率。

(四)快速处理

往来个人代码设置采用5位制,前3位表示部门,后2位表示人名,比如:综合部王刚,其代码为“10101”,前3位“101”表示综合部,与部门设置相符,后2位“01”表示“王刚”。这样设置便于记忆,在日常往来帐录入中,直接录入其代码即可。

不常用的科目和多级科目助记化,对于那些不常用的科目,比如“坏帐准备”,在设置科目或修改科目时,在助记码中填写“wzjb”,又如“长期借款一应付利息”,在助记码中填入“cqjk-lx”。对于多级科目,比如“通信业务收入一全球通一数据业务收入一手机上网”,在助记码中填入“5-wap”,“5”表示“收入类”,“wap”表示“手机上网”。对于一些常用摘要,可以采用助记码,比如“差旅费”设为“clf”。摘要助记码程序设计需要进一步放进,比如“付王刚差旅费”,在凭证录入的摘要栏中,只要录入含有“clf”字段,就能显示出“差旅费”字:段,即录入“付王刚clf”。

对每月按一定比例或一个数值结转的凭证可设置自动转帐凭证,比如每月结转营业税金,在“日常帐务一凭证设置一设置自动转帐凭证”中选择“定义结转公式”,在对话框中,录入分录号、凭证类型、分录名称,金额来源公式中不需要录入“=”,可以录入运算符号,为了使借贷必相等,在其中一行录入“phs()”函数。

借:主营业务税金及附加(公式:die(5101)*0.03)

贷:应交税金—应交营业税(公式:Phs())

设置完毕,可以在“凭证处理—生成自转帐凭证”运行。

年终科目结转,方法一:以财务主管身份进行帐务处理系统,然后进入“系统管理—其他控制—年结科目清零设置”。将损益类科目结转到本年利润。方法二:在“日常帐务—凭证设置—设置自动转帐凭证”中选择“直接选择结转科目”,录入分录号、分录名称、凭证类型、凭证摘要等,“凭证借方”需要根据结转性质,比如将通信业务收入转入本年利润,“凭证借方”选“转出方”,“结转内容”选“贷方期末余额”,若将成本费用转入本年利润,“凭证借方”选“转入方”,“结转内容”选“借方期末余额”, ,最后存入。(五)打印

 

1、凭证打印(打印机以HP5000为例)。首先选择HP5000打印机,查看打印机属性选择“纸张—自定义”,宽度设为260毫米,高度设为180毫米,再选择“基本—横向”。再进入“帐务处理系统—日常帐务—基础设置—凭证打印设置”,根据区公司要求采用自定义格式。现以包头分公司为例,收款凭证选择“自定义格式5”,付款凭证选择“自定义格式8”,转帐凭证选择“自定义格式7”,然后在该台终端机上将三种凭证打印格式设好,然后将本终端的c:\\ng\\zw\\prtfmf5、prtfmf7和prtfmf8,拷贝其他终端相应目录下,然后将打印机的属性按照以上所述要求配置,即可完成各终端凭证打印格式设置。

2、帐簿打印。若打印明细帐,首先进入打印机属性对话框,将纸张设为B4,基本设为横向,然后进入日常帐务—帐簿查询打印—明细帐—多栏明细帐,选择科目代码、确定,选择子科目,子科目一般最多选5个,选择格式4,然后确定,再输入日期范围即可。

3、报表打印。首先进入报表处理系统,点击打印,选择HPlaserjet5000pcl打印机属性,然后在属性对话框中将纸张设为B4,基本设为横向即可。

二、报表系统

(一)函数使用

参数按省后不省前的原则填写参数,如借方发生额函数JFE(科目,月份,部门代码,年度,帐套号),若表示本帐套当月借方发生额,则参数填写为JFE(科目),若表示本帐套1月份借方发生额,则参数填写为JFE(科目,1),若表示本帐套上月借方发生额,则参数填写为JFE(科目,month()-1),若不为本帐套的数,则其中月份、部门代码、年度参数可以不填写。但“,”不能省,如:02帐套的当月借发生额JFE(科目,,,,02)。有些函数其中参数不能省,如:表间引用函数REF()中的“单位代码”,若有分组设置,则分组代码不能省。在运用表间引用函数REF(),要注意表间的计算顺序,如:资产负债表中的未分配利润是来源利润及利润分配表,首先要计算利润及利润分配表,然后计算资产负债表,才能保证“未分配利润”的金额在两表中保持一致。

发生额指本月借方或贷方发生数,净额指本月借方减去贷方或贷方减去借方后的余额,累计发生额指本年借方或贷方累计发生额,累计净额指本年借方累计数减去贷方累计数或贷方累计数减去借方累计数后的余额。

(二)保护报表

1、报表的单元格里的公式全部设置完毕后,在一般的情况下不需要修改,应将此表保护起来,以防他人或不小心将报表改动。首先进入报表处理系统,然后打开某张报表,点击“文件—报表修改口令”,根据各自要求选择相应条件,输入口令,然后确认。

2、除财务主管以外的人看不见自己的报表的设置,首先财务主管在增加操作员时,将权限设置对话框的左边设置为“能查询、修改拥有者为自己的报表”,权限设置对话框的右边可以根据需要设置。如果要设为只能查询而不能修改他人报表,只要将查询权赋予即可。

3、改变计量单位。若要将以元为计量单位的报表改为以千元或万元等计量单位,首先进入报表处理系统,将该报表打开,选择“文件—另存为”,在对话框中,将“报表数据”选为“化为千元”或“化为万元”等。

4、修改上级下传报表的保护。假若上级已将报表格式做好,并某些单元格进入保护,然后下发给下一级。下一级单位接到报表后,若想对报表的保护单元格进入修改,首先进入报表处理系统,选择“建表”,在对话框中选择“从原有报表格式中复制”,根据需要进行选择,然后确认,新建报表即将单元格保护进行解除。

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