文字校对工作中应积极提倡“哥顿法”

发布时间:2010-01-20 共1页

  (实例)
  中办《秘书工作》杂志2005年第1期以“惊动副总理的‘一字之失’”为题,刊登了“风云”同志10年前工作中出现的一次差错。当时,该同志以省名义起草了一个文件,向中央办公厅反映税制改革后,该省提高茶叶税,种茶农民收入减少,茶叶面临萎缩的问题,文件的后面附了该省省委书记关于提高茶叶税赋情况的批示。由于工作人员的失误,误将附件中省委书记原话中的“说法”写成了“税法”,加之校对工作不够严谨,该错误未能被及时发现和改正。时任国务院副总理的朱镕基同志看到报告后,发现了其中的错误,在“税法”二字下面打了个大大的问号,并在此页的右边批注:“‘税法’是中央制定的,省不能有税法。”寻根究源,出现这个差错,在很大程度上是因为在校对工作中出现了失误,结果不仅影响了省委的形象,也给自己的工作带来了被动。
  笔者也曾在文字校对工作中犯过一次错误。当时,准备印发一份比较重要的文件,对各单位下达招商引资任务,文件后面附了一个电子表格,表格纵向分为五栏,最后一栏是相关责任人的名字,其中有一位领导姓秦,但由于打字时操作失误,将“秦××”打成了“泰××”,我校对了几遍,没能校对出来,文件印好之后,一位细心的同志发现了其中的错误,并及时提醒了我。虽然我立即将错误更正之后重新印发了文件,没有造成什么负面影响,但是这“一字之失”却给我提出了严重的警告,对我的促动很大。
  事后,我不断地反省,是什么原因造成了这样的失误?一位同事的话对我启发很大,他说:“你没能发现这个错误,是因为你对该名字比较熟悉,在校对之前头脑中就已经形成了思维定势,认为这个人就应该是‘秦××’,在校对的时候也是按照‘秦××’这个固定模式去校对的,加之字迹又比较小,不太容易发现,所以就错了。”我听了以后,觉得非常有道理。
  (评析)
  校对工作看似一项简单、平凡的工作,对能力的要求不高,实则在秘书工作中发挥着极为重要的作用。它是一项相对比较枯燥,却又来不得半点马虎的工作,因为它是整个秘书服务流程中的最后一道“关口”,这道“关口”把不严,小则闹出笑话,影响领导的形象和权威,大则影响一项政策的方向和执行效果,妨碍全局工作的开展。
  从事文字工作的同志大都也有同感,有时陌生的东西反而出现差错较少,而较为熟悉的东西却容易犯错。那么,怎样克服这种思维定势,更好地开展文字校对工作呢?笔者认为,管理学中的“哥顿法”值得提倡。“哥顿法”是管理学中管理决策创新思维方法中的一个,它是由美国学者哥顿发明的,其中的一个基本观点就是“变熟悉为陌生”,即抛开对事物性质原有的认识,在“零起点”上对事物进行重新认识,从而得出相应的结论。在文字校对工作中,也要提倡“变熟悉为陌生”,在校对时,把所有熟悉的东西当成陌生的东西,对每段话、每个字、每个标点符号都保持高度的警惕,带着疑问的心态,抱着学习的态度去校对,然后把“学”到的东西与自己所了解的情况相比较,看有无出入,这样就能跳出固有的思维定势,减少出错的可能,确保文字校对工作的实效性,提高为领导服务的水平。

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