各种情况下接待客人的注意事项

发布时间:2010-01-20 共1页

  不浪费客人的时间
  如果是接待有预约的客人,事情就比较简单,把他带到预先定好的会议室,及时通知预约的部门就行了。如果客人没有事先预约,那么,就要详细地问明客人有什么事,要找谁,马上与有关部门联系。现在经常有这种现象,秘书在没有弄清客人到底找准合适之前,就把他带到市场部;到市场部后,市场部的人说客人的事是销售部负责,当他们来到销售部时,人家又说这方面的工作已移交给企管部……这种来回往返,让客人感到十分难堪,这实际上是对他的不尊重。因此,在这种没有把握的情况下,最好是请客人稍等一会,先用电话与有关部门联系一下:“……天地公司的李强先生有件关于广告的事,是不是请你们接待一下?”这样就可以少碰许多软钉子,客人也会感到你的热情。

  客人较多的时候
  在客人较多的时候,秘书要坚持先来后到的接待原则,有些客人虽然是初次来访,但说不定他就是总经理几十年没见面的老同学。如果秘书在接待客人时不坚持先来后到的接待的原则,熟人优先,让客人明显感到薄此厚彼,那心里肯定不痛快。因此,即使是总经理的座上客,也得按先后顺序接待。其实,只要你对他们点点头,表示一下歉意:“实在对不起,请您稍等一下。”他们大多都会理解。

  现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销,这多少会影响一些前台的接待工作。即使如此,秘书也不能表现出一副不耐烦的样子,摆出一副高高在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感,甚至产生怨气。当他们推销的时候,你只要婉言谢绝,他们一般不会胡搅蛮缠。

  有时候会出现这样的情况,穿快递服装的客人并不是快递公司的,而是公司某位老总的亲戚,或其他重要单位的客人,如果前台秘书以衣帽取人,那到时候局面可能就无法收拾。

  另外,接待客人不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人,但现在有些人在走廊上碰到客人,却视而不见。在一些秘书看来,这只是一件小事,但在客人看来,这是做秘书的缺乏教养的表现,是公司管理不严的表现。不是你值班,不一定要专门停下来打招呼,但是,点个头、问声好的礼貌还是要有的。
如何应付各种突然出现的场面

  如果事前已经约好,那么,上司的客人到了之后,一般都要将客人带到上司的办公室去,除非上司有急事要办临时出去了。不过,如果上司确实不在的话,那么,与其让客人在上司的办公室干等,还不如自己先与客人聊聊。

  上司突然不在
  客人按照约好的时间来访,可是上司因为别的急事要办突然出去了。在这时,秘书应向客人说明情况,请求谅解,并征求他的意见:“请再等一会儿好吗?”“等经理回来之后,我再跟您联系行吗?”或者根据具体情况,把他介绍给有关部门:“让市场部的张经理跟您谈谈,您看如何?”总之,不管客人是否愿意等到上司回来再谈,还是愿意跟有关人员谈,都要按照上司事先留下的指示办。

  不速之客
  如果是出门办事,事先就应该与对方约好,这是现代社交中的一般规矩。但是,秘书对于那些不速之客,决不能因为没有预约而怠慢他们。首先要弄清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。如来客人点名要与某某会谈,就应当立即与当事人联系。但是,在联系好之前,不应给客人以肯定的答复,因为当事人有可能不在,也有可能不愿见这位客人。如果是不愿意见,你就要这样答复客人:“实在对不起,某某现在不在家……”这样不致于给客人留下一个没有诚意的印象。

  有时,上司会给秘书来个电话或者写张纸条来,说今天某某客人要来,自己不想见他。然而客人到后,秘书总不能以上司不想见他为理由而不给予安排会见。所以,秘书在这时头脑要灵活一点,比如可以这样委婉地拒绝对方:“实在对不起,孙总准备明天下午出差,今天确实抽不出时间。”这样客人就能给予谅解。不过,在这之前,秘书有一点要弄清楚,那就是上司究竟是不想见客人还是实在抽不出时间,如果是当天抽不出时间,那么,就有一个改期的问题。
  现在秘书不时要接待一些不请自来的客人。这些并不受人欢迎的客人之中,大多是上门推销;有的干脆就是无理取闹。不管是哪一种人,秘书在接待时都要待之以礼,显示出自己的涵养和风度。首先把来各领到接待室,立即让有关部门出面接待,并借送茶的机会,摸清对方来访的意图,及时向上司汇报、请示。当然这些不能做得太显眼了。比如,可以装作接电话的样子,把请示的内容写在纸条上递给上司,或者干脆装做很忙的样子,总之要让这种客人知道自己丝毫没有怠慢他的意思,这样让他们尽可能少惹点麻烦。

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