秘书从业经验:浅谈现代企业秘书的素质要求

发布时间:2010-01-20 共1页

  企业秘书作为秘书工作的重要组成部份,协助企业领导在做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面,发挥着积极作用。在市场经济新形势下,我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性、竞争性,这就对企业领导的助手、参谋一一企业秘书提出了更高要求,笔者认为现代企业秘书应该具备以下素质:  
  一、基本的职业素养   
  (一)科学的世界观是秘书人员必备的基本素质。秘书首先要具有较高的政治觉悟和党性观念,坚定的政治立场,工作中自觉以党的路线、方针、政策和国家法律法规为准绳。其次,要树立正确的价值观,增强责任感和事业心,把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制,建立现代企业制度的需要,处理好国家利益、企业利益和个人利益的关系。  
  (二)秘书人员必须具备良好的职业道德。良好的职业品德是秘书人员必备的基本素养。1、一名合格的秘书必须做到:礼貌而不居高临下,诚实而不弄虚作假,参谋而不自以为是,谦虚而不傲上凌下,谨慎而不唯唯诺诺,公正而不见风使舵,原则而不论是道非,敬重而不阿谀奉承,适应而不委自尊大,本分而不炫耀示人。2、树立正确的苦乐观是秘书人员职业素养的组成部分。秘书工作的苦和累是众所周知的。但从苦和累中得到领导和同事们的理解和肯定,从苦和累中为企业和职工间接地创造效益,虽然工作很琐碎,很辛苦,但秘书人员通过辛勤的劳动,锻炼了自己的手和脑,提高了自己的业务水平和能力。由于秘书工作总是同繁、杂、忙、累联在一起,所以秘书必须具有开朗、乐观、幽默的个性,这样才能以饱满的热情和充沛的精力去从事本职工作。3、强烈的服务意识是秘书人员职业素养的基本要求。一要善于高层次服务。企业秘书要有较强的理论思维能力,诸如能预见,善归纳;能分析,善综合;能比较,善鉴别;能领会,善发挥。在工作中就要具备调查研究、捕捉信息的功夫,写出的材料要高质量,提出的问题和建议要有份量,进深要做到准确有度。二要善于超前服务。企业领导工作需要经常作出超前决策,企业秘书也必须相应地为领导提供超前服务。三要善于创造性服务。在为领导决策参谋过程中,要善于发现新问题,提出新见解;在贯彻领导意图上,要善于拿出突破性的方法;在文字材料撰写中,要力求形成自己的风格和特色。四要善于严谨周到服务。因为一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大,因此要求企业秘书人员有严谨周到的工作作风。  
  二、完备的知识结构  
  随着社会主义市场经济体制的逐步完善,对企业秘书人员的知识要求越来越高,现代企业秘书向复合型人才方面发展,其所具备的知识要求系统化、金面化。  
  (一)扎实的基础知识和理论知识。是现代企业秘书必备的本领和基本功,是秘书人员顺利成长的阶梯,是不断走向成功的源泉。目前,现代企业秘书必须注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,注重理论联系实际,在实践中掌握科学的世界观和方法论,将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结,正视改革过程中出现的新情况、新问题。一般应具备法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等方面的知识。目前最为急需的是,一要尽快学习和掌握WTO的基本规则,熟悉其法律体系;二要注重按国际惯例的实际操作并积累相关运作经验;三要具备相当的外语水平以及处牌涉外文书的能力,以适应形势发展的需要。 
  (二)熟练的专业知识和业务知识。现代企业秘书必须通晓本企业的业务,熟悉本企业的经营活动和发展战略、及时收集、处理与本企业相关的产、供、销、科技、资金、市场等信息,了解国家宏观调控方面的信息以及国内外经济动向等,熟悉与本企业有关的基本法规、特定规章。举例说,如果该秘书是在电信企业做秘书,就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大政策,了解熟悉信息产业、通信行业、电信体制改革等具体政策,熟悉“电信条例”、“消费者权益保护法”、“劳动法”、“合同法”等,只有这样,才能保证从事的工作符合法律法规所设定的“游戏规则”。另外,秘书要有丰富的企业经营管理知识,包括一般的企业经营管理理论知识和所在企业的经营管理知识,通晓本企业行政、财务、统计、管理、市场、营销、战略、信息等方面的知识,努力成为现代商务型、复合型人才。  
  (三)广博的边缘学科知识。现代企业秘书工作性质决定其涉及面广,接触的层面大,这就要求秘书人员不论那一方面的知识都要懂一些,要尽可能掌握一些如国际关系、军事、公共关系、文学、人文历史、艺术、数理、科学方法等边缘学科知识。 
  三、新型的工作技能  
  随着现代企业制度的建立,为适应市场经济发展的需要,企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变,因此,现代企业秘书必须具备以下工作技能。   
  (一)较强的调查研究能力和创新能力。在市场经济条件下,企业秘书人员应该围绕“企业一市场”这个轴心自觉而广泛地开展调研活动。首先,要找准企业与市场的复合点,诸如经营管理、企业改革、产品结构、市场营销等环节定期开展调研,为领导正确决策提供必要的依据。其次,要以企业进入市场参与竞争为主攻方向,围绕企业工作中心的重点难点,深入开展调查,协助领导作出正确决策。再次,要想领导之所想,以企业主要领导考虑的问题为课题,使调研真正为领导所需要。另外,作为现代企业秘书,在市场竞争中应该强化创新意识,提高创新能力,力争在工作岗位上有新发明、新发现、新开拓,能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象,不断提供新创意、新设想。要大胆地对所谓“司空见惯”或“完美无缺信息”和“权威性信息”提出逆向思维意见。要敢于面对新世纪的挑战,大胆树立抢先争胜的竞争观念,大胆设想,提出超前见解,提高思维的创造性。要有锐意改革的意识和积极改革的创新,勇于开拓,推动本企业的发展。

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