PMP考试之第十章项目沟通管理(一)

发布时间:2010-01-20 共1页

  【本章知识重点】
  ★ 项目沟通管理的4个过程
  ★ 沟通管理计划
  ★ 沟通技术:(沟通的要素与类型)
  ★ 沟通渠道
  ★ 信息检索系统
  ★ 信息发布系统
  ★ 绩效报告
  ★ 行政收尾:(与合同收尾之间的定义与区别)   
  【电子笔记】   
  项目沟通管理:确保及时与恰当地产生、搜集、传播、贮存与最终处置项目信息所需的过程。它提供了取得成功所必须的人、思想与信息之间的关键联系。它的四个过程是:
  10.1 沟通规划:确定干系人的信息与沟通需求:谁需要何种信息、何时需要、如何传递。
  10.2 信息分发:将所需信息及时提供给项目的干系人。
  10.3 绩效报告:搜集与发布项目绩效信息,考试/大包括状况报告、进展量度和预测。
  10.4 行政收尾:产生、搜集与传播阶段或项目正式完成的有关信息。   
  10.1沟通规划 (Communication Planning)
  认清干系人的信息需求,确定满足这些需求的恰当手段,是项目成功的重要因素。沟通规划往往与组织规划密切相关,因为项目的组织结构对项目的沟通要求有重大影响。   
  10.1.1沟通规划的投入
  1. 沟通要求(communication requirements)
  沟通要求为项目干系人信息要求的总和。要求的定义是:所需信息的类型与格式以及该项信息价值的分析两者的结合。
  2. 沟通技术(Communications technology)
  项目干系人之间来回传递信息的技术和方法有可能大相径庭,影响项目的沟通技术因素:
  ◆对信息需求的迫切性 ◆技术是否到位 ◆预期的项目人员配备 ◆项目时间的长短
  3. 制约因素(Constraints)
  制约因素指限制项目团队选择的因素。例如,如果有大量的项目资源需要采购,考试/大就要更多注意合同信息的处理。当项目按合同实施时,往往有影响沟通规划的具体合同条款。
  4. 假设(Assumptions)   
  10.1.2沟通规划的工具与技术
  1. 干系人分析(Stakeholder analysis)
  对各类干系人的信息需求进行分析,把满足这些需求的源泉形成方法论与逻辑观点。
  分析要考虑方法与技术对提供所需信息的项目是否合适,注意不要把资源浪费在不必要的信息或者不恰当的技术上。   
  10.1.3沟通规划的产出
  1. 沟通管理计划(Communicaitons management plan)
  沟通管理计划是提供以下内容的文件:
  信息搜集、存放、归档的结构。
  信息流向、传递、分发的结构。
  对要分发的信息的描述。
  沟通发生的时间进度表。
  沟通之间调用信息的方法。
  对沟通计划更新(Update)与细化(Refine)的方法。
  10.2信息分发
  10.2.1信息分发的投入
  1. 工作结果(Work result)
  2. 沟通管理计划(Communications management plan)
  3. 项目计划(Project plan)    
  10.2.2信息分发的工具与技术
  1. 沟通技能(Communication skills)
  沟通的几个要素:
  1. 信息的发送者:保证信息内容清晰明确、完整无缺,以便让接收者能正确接收,并确认信息的接收者理解无误;
  2. 信息:信息发送者想要传达的思想、意见、感觉或其它信息;
  3. 沟通的渠道:用来传达信息的方式、工具或路径;
  4. 信息的接收者:保证信息接收完整无缺,信息理解正确无误。
  沟通过程有多种方式:
  书面与口头,听与说。
  对内(在项目内)与对外(对顾客、媒体、公众等)。
  正式(如报告、情况介绍会等)与非正式(备忘录、即兴谈话等)。
  垂直(上下级之间)与水平(同级之间)。
  2. 信息检索系统(Information retrieval systems)
  信息可由项目班子成员与干系人通过多种方式共享,包括手工归档系统,考试/大电子数据库,项目管理软件以及可调用工程图纸、设计要求、实验计划等技术文件的系统。
  3. 信息分发系统(Information distribution methods)
  项目信息可以用多种方式奋发,包括项目会议,硬拷贝文件分发,联网电子数据库调用共享、传真、电子邮件、电话信箱留言、可视电话会议以及项目内联网。   
  10.2.2信息分发的产出
  1. 项目记录(Project records)
  项目记录可包含函件、备忘录以及描述项目的文件。这些信息应尽可能地以适当方式有条理的加以保存。项目班子成员也往往在项目笔记本中保留个人记录。
  2. 项目报告(Project reports)
  关于项目状况与/或问题的正式项目报告。
  3. 项目介绍演示(Project presentations)
  项目班子正式或非正式地向任何或所有项目干系人提供信息。这些信息要切合听众需要,介绍演示的方法要恰当。   
  过滤器(filtering):大量信息在上行或下传的过程中损失掉的现象,起因是语言、文化、智力等原因;
  障碍(barriers):影响信息传递的因数。沟通障碍会增加冲突。   
  保证团队有效沟通的6点措施:
  1.有效的沟通者:项目经理必须意识到沟通是双向的,鼓励反馈和达成一致;
  2.联络员:项目经理必须将人们结合起来,建立关系,建立正式和非正式沟通渠道;
  3.避免沟通阻断器:项目经理尽量不要说,“绝对没用”、“老板不喜欢”、“现实一点”;
  4.紧密矩阵结构:尽量采用集中办公,减少干扰,增加沟通;
  5.作战室:让项目团队成员可以看到项目的最新状态;
  6.有效的会议:对于会议必须进行计划、准备和贯彻。   
  启动会议的目标:
  1.团队成员彼此会面,建立工作关系;
  2.建立责任关系,并且设定团队目标;
  审查项目计划与状态。

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