1．遵守行文规则的客观必要性。
　　为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序。防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。
　　2．行文规则的基本内容。
　　(1）根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系；同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。
　　(2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级右文。为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务上有指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，即按层级逐级上报、下发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
　　(3）正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
　　选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。
　　(4）坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能逸向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义逞向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。
　　(5）联合行文时，作者应是“同级机关”。因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
　　(6）行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
　　(7）严格控制公文数量，简化行文手续。机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。除此，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。