三、重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策

　　１转变观念，坚持经济效益与社会效益的辩证统一。人们将档案作为信息存储、保管和提供利用，这个过程本身就是为了追求某种效益，所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失，那么保管档案就变成了无效劳动。当然，这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出，自然包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益，同时，现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性，也是一个不容忽视的问题，因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献，又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济发展的在档案部门财力有限，库房内又存诸多无须保存档案的状况下，更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法，从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性，重视保管费用因素对效益的影响，切实将其贯彻到鉴定工作中去，这对目前档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。

　　２加强档案鉴定理论的研究，使其更有利于指导实践。由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性，它应该在档案的鉴定依据鉴定标准中体现出来，即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准，还应有效益标准，以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外，档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准，并在制订细则时考虑到保管费用因素，如可修改现有保管期限表，将保管期限的划分进一步细分为１个月、３个月、６个月、１年、２年、３年、５年、７年、２５年、７５年、１００年、永久等，在确定该文件究竟该保存多久时，应将费用因素考虑进去，这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰，使其更具有科学性，更能体现效益因素。

　　３完善鉴定组织和方法，提高管理效益。解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作，以保证档案始终处于被选择的状态中，从而提高管理效益。另外，鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性分析法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和规律从抽象思维中概括出来，它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本／效益、功能／费用的关系，从而有利于档案价值经济效益的评价。当然，在采用定量方法中会遇到许多困难，它毕竟不同于质能系统，档案作为信息本身的统计也不同于物质和能量，有时信息的投入与产出难以用确定的量来表达，这是由信息和信息活动带有极大的不确定性和模糊性因而很难确定计量单位和评价标准造成的。④因此，建议两种方法结合起来使用，例如对科技档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确，当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析，运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明，以引起有关部门和档案管理部门的重视，从而提高其效益意识，减少投入增加产出。