一、原始凭证的种类

 

　　通常按其来源、格式等加以分类。

 

　　(一)按取得的来源不同分类

 

　　原始凭证按其来源不同，可以分为：外来原始凭证和自制原始凭证两种。

 

　　1.自制原始凭证

 

　　自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。

 

　　注意：凡是不能用来证明经济业务实际上发生或完成的文件和单据，例如购货合同、材料请购单，都不属于原始凭证。

 

　　2.外来原始凭证

 

　　外来原始凭证指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。例如，购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、普通发票、对外支付款项时所取得的收据、职工出差取得的飞机票、火车票、轮船票，都是外来原始凭证。

 

　　(二)按格式分类

 

　　原始凭证按其格式不同，可以分为：通用凭证和专用凭证两种。

 

　　1.通用凭证

 

　　通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省(市)印制的发货票、收据等，在该省(市)通用;由人民银行制作的银行结算凭证，在全国通用等。

 

　　2.专用凭证

 

　　专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

 

　　二、原始凭证的基本内容

 

　　各种原始凭证都应具有一些共同的基本内容。

 

　　原始凭证所包括的基本内容通常称为凭证要素，一般应具备以下基本内容：

 

　　1.原始凭证的名称;

 

　　2.填制原始凭证的日期

 

　　3.凭证的编号;

 

　　4.接受原始凭证单位名称(抬头);

 

　　5.经济业务内容(含数量、单价及金额等);

 

　　6.填制单位签章;

 

　　7.有关人员(部门负责人、经办人员)的签章;

 

　　8.填制凭证单位名称或者填制人姓名

 

　　9.凭证附件。

 

　　三、原始凭证的填制要求

 

　　(一)填制原始凭证的基本要求

 

　　概括起来，填制原始凭证有以下七项基本要求：

 

　　1.记录要真实

 

　　记录真实，就是要实事求是地填写经济业务，原始凭证填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况相一致，不得歪曲经济业务真相、弄虚作假。对于实物数量、质量和金额的计算，要准确无误，不得匡算或估计，确保凭证所记录的内容真实可靠。

 

　　2.内容要完整

 

　　原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏和简略。需要注意的是，年、月、日要按照原始凭证的实际日期填写;名称要齐全，不能简化;品名或用途要填写明确，不能含糊不清;有关人员的签章必须齐全。

 

　　另外，对于需要填写一式数联的原始凭证，必须用复写纸套写，各联的内容必须完全相同，联次不得缺少。

 

　　3.手续要完备

 

　　单位自制的原始凭证必须附有经办单位领导人或其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。

 

　　提示：这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。

 

　　4.书写要清楚、规范

 

　　原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范。小写金额用阿拉伯数字逐个填写，不得写连笔字，在金额前应填写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“-”。有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字。“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不写“整”或“正”字。如小写金额￥1006.00，大写金额应写成“壹仟零陆元整”。

 

　　5.编号要连续

 

　　各种原始凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据、支票，都有连续编号，应按编号连续使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，与存根一起妥善保管，不得撕毁。

 

　　6.不得涂改、刮擦、挖补

 

　　原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

 

　　7.填制要及时

 

　　各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。

 

　　(二)自制原始凭证的填制要求

 

　　按其填制手续及内容不同，原始凭证可以分为：一次凭证、累计凭证和汇总凭证。

 

　　1.一次凭证的填制

 

　　一次凭证是指一次填制完成，只记录一笔经济业务的原始凭证，所有的外来原始凭证和大部分自制原始凭证都属于一次凭证。如购货发票、销货发票、收据、领料单、借款单、收料单、银行结算凭证等都是一次凭证。一次凭证是一次有效的凭证。

 

　　2.累计凭证的填制

 

　　累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的。它一般为自制原始凭证，最具有代表性的累计凭证是限额领料单。

 

　　3.汇总凭证的填制

 

　　汇总凭证也称原始凭证汇总表，是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。常见的汇总凭证如发出材料汇总表、收料汇总表、销售日报表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。