（4） 记录的处置：超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录。记录必须如实记载产品质量的形成过程和最终状态，如实反映质量管理体系过程、过程和活动的运行状况和结果，证实产品满足技术标准、合同、法规要求以及顾客的期望的程度，反映组织的质量管理体系是否已得到有效运行，产品、过程和整个体系的运行是否达到了预期的要求。

　　二、质量记录报表填写注意事项：

　　质量记录用于记载过程状态和过程结果，是企业质量保证的客观依据，为采取纠正和预防措施提供依据，有利于产品标识和可追溯性。

　　质量记录填写有以下事项需要注意：

　　1．报表填写必须完整，尽可能详细（可按照“6W2H”的表述方式进行描述），对所列示的所有内容均要填写清楚，如不能填写的内容要用斜线（/）划掉，特别是签名栏的填写，要写全名；

　　2．记录要求准确清晰，不得潦草，更不得随便在记录上乱涂乱画，记录背面也一样，特别注意的是要检查最后填写的清晰度，不清晰者要进行重填；

　　3．记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。值得注意的是：

　　（1） 如是数字错误，应将整个数字划掉，不能仅将数字中写错的位数划掉，如：将9002该为9001时，应为9002而不是9002。

　　（2） 签名时要注意写全名，不能仅写一个字或写某主任、某经理、某先生、某小姐等。

　　（3） 填写日期时要写全年月日，例如文件的起草日期为2004年2月1日可写为1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

　　4．不准使用涂改液，也不能使用修正纸等，不准用铅笔填写，一般不准用红色笔迹填写，尤其是签名；

　　5．记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填制要写全年月日，如2004年2月1日；流水号的填制必须按固定的编号规则进行，流水号的填写位置在报表的右上角。品证部推荐的编号格式为：年份/月份/流水号。

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