九、行政机关公文的写作
Ø 命令（令）
1、 命令：是国家行政机关和领导人对下属机关或人员依照有关法律发布重要的法规和规章，采取重大的强制性的行政措施，嘉奖有关单位和人员所使用的一个文种。根据有关规定，全国人大常务委员会及委员长、国务院及总理、各地方人民政府及其首长，可以发布命令（令）；国务院各部部长可以发布命令（令）。命令（令）虽然往往以领导人个人名义发布，但体现的不是个人的要求，而是权力机关的意志。命令（令）属于上级机关主动下发的指挥性公文，具有极强的权威性和约束力，下级机关必须严肃对待，坚决执行。
2、 命令的特点：1）有特定的发布机关，一般只由国家行政机关及其领导人使用，党的领导机关一般不能单独使用，如有必要，要与国家机关联名制发命令。2）有高度的严肃性。3）有高度的强制性命令一经发布，受令方面必须无条件服从，做到令行禁止，不能有丝毫偏差。4）有法定的权威性。
3、 命令的种类：1）发布令。发布令是依照有关法律规定发布行政法规和规章的公文。行政法规和规章不是行政公文，要公布于众，必须以行政公文中最富权威性的命令（令）来发布。2）行政令。行政令是宣布实施重大强制性行政措施的公文。如：《××省人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令》。3）嘉奖令。嘉奖令是表彰在工作中有重大贡献的集体和个人的公文。
4、 命令（令）的写法 ：命令（令）在结构上一般包括标题、发文字号、正文、落款、发令日期等部分。
1.标题。命令（令）的标题有三种构成形式：(1)发文机关名称或发令机关领导人职务名称加文种名称两部分构成，此类标题写法常用于发布令。(2)发文机关名称、主要事由和文种名称构成。(3)标明文种
2.发文字号。命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号，如命令中的发布令的发文字号就只标注顺序号“第χχ号”，没有机关代字、年号。命令的发布令“第χχ号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的流水号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。
3.正文。命令的作用不同，正文的写法亦不同：（1）发布令，即用以发布各种法规或规章的命令，其正文须说明所发布法律法规的名称、通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。（2）行政令，即规定重大行政措施的命令，其正文包括两部分，一是说明发布命令的缘由，要做到理由充足，以达到令人信服的目的；二是写出命令具体内容，写明强制性行政措施及执行机关，要做到条目清晰，层次分明，便于执行。 （3）嘉奖令的正文一般包括三个方面的内容，一是嘉奖缘由，简要叙述被嘉奖者的主要事迹，并做出中肯的评价；二是嘉奖事项，写出嘉奖的具体内容，通常为授予的称号、记功的登记和次数及其他形式的奖励决定；三是发出号召，即号召广大人民群众向英雄人物学习，做好本职工作。
4.落款。落款处签署发布命令机关领导人的职务名称和姓名。
5.发令日期。命令的最后是注明发令日期。有的发令日期也可在标题下面注明。
命令撰写的要求及注意事项：第一，必须与国家的方针政策和法律法规保持一致，以维护其权威性和庄严性。第二，对事项的阐述必须准确，用语精炼。第三，命令（令）的发文号一般单独标在标题的下面，写明“第×号”。第四，命令（令）的最后要签署发文机关的名称或领导人的职务身份和姓名。日期一般写在落款之后，也有的写在标题下面。发布令（1）标题：发布令的标题最常见的写法是写明发文机关和文种，省略发文事由。（2）结构：一般要求写明批准的机关或会议，批准日期以及生效、施行的日期。行政令（1）标题：行政令的标题通常要写明发文机关、事由和文种三部分。（2）正文：行政令的正文要郑重地写明发布命令的根据、规定和执行要求。嘉奖令嘉奖令的标题在结构上一般应写成“××××对×××的嘉奖令”这一格式，通常不使用“关于”这一连接词。
Ø 议 案
1、 议案的适用范围。用于各级人民政府按照有关的法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
2、 行使提议案权必须符合以下条件：1）提起者必须是依照法律规定具备提议案权的机关。2)所提议案的内容必须属于本级人民代表大会及其常务委员会的职权范围。3)提出议案的时间必须是在大会主席团通过的议案截止时间以前。4)议案的提出必须按有关的组织程序来进行，须经法定的机关来确认。
3、 议案的特点：强调法律程序。有一定的时间要求。有法定的议案对象。撰写的规范性
4、 议案的写作方法：议案包括标题、主送机关、正文和落款几个部分构成。
1.标题 (1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由、文种组成。
2.主送机关。议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能是其他机关。主送机关要采用全称或规范化简称。
3.正文。议案的正文主要包括案由、事项、结尾三个部分。案由，即提出议案的理由、根据。文字要简明扼要，又要把提出议案的理由说充分。事项，即议案中提出要求审议的具体事项，如措施、方法、方案等。结尾，即议案的结语，主要是提出的请求。一般采用习惯用语“现提请审议”、“请审议决定”等。
4.落款。标明政府机关名称或政府负责人职务、姓名；写明成文时间。
5、 议案与提案的不同：议案限定于人大中使用，提案限定于政协中使用。
6、议案的写作要求：1.行文要严格规范。议案的行文规范主要包括两个方面。一是议案只能用于国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项，行政机关的其它事项需要与权力机关沟通时，不能使用议案行文；二是国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项时只能使用议案行文，而不能用其它文种行文。2.内容要重在说理。一般情况下，凡议案的提请者要到会做一些说明，并解答代表们提出的问题，因此草拟时，一定要把理由和根据说得极其清楚，有很强的说服力。所题内容应是重要事项，案由要明确，案据要充分，方案要可行。行文要简明，要一案一事。撰写要及时，应在规定的时间内上交。注意特定的格式要求。
Ø 决 定
1、 决定：是党的机关和国家行政机关共同使用的文种，决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。注：“决议”则只在党的机关使用，用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、 决定的类型：一是指导性的决定，另一是关于重大事项的决定。
3、 决定的写作：决定，在结构上由标题和正文两大部分组成。
1．标题。决定的标题包括发文机关名称、事由、文种三者缺一不可。如在报纸上公开发表的决定，成文日期应标在标题之下。
2．正文的写法。决定正文包括决定因由、决定事项两个部分。决定因由，即作出决定的原因，有时讲述事件经过及其意义。这部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用语准确。
4、 决定事项，通常有以下几种表达方式：一是一段到底式。即不分段，一口气写到底。这种方式适用于内容单一、篇幅简短的决定。二是分条标项式。即把决定中涉及的若干问题按照主次列成若干条项，并用数码标出。这种形式适用于牵涉较多具体问题、事项的决定。三是小标题式。即把决定中每条的中心内容归纳成小标题，分列于每一部分之前。这种写法条理清晰，内容突出。四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表达一个中心意思，用中文数码标明各部分的顺序。决定的最后，可根据决定事项提出执行决定的要求、意见。表彰性的决定，则提出希望和号召。在行文上，可作为全文的单独一段来写，也可作为主体部分的一条来写。
5、 决定的写作要求
1． 要有政策或法律依据。决定是对重要事项或者重大行动作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好调查研究工作，一方面要弄清实际情况；另一方面要搞清国家的政策和法律依据，使撰写的决定既符合国家的政策和法律，又符合客观事物的实际。
2．事实准确，语言严谨。决定所涉及的事实，如对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等，都要真实准确，按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小，以保证决定的正确性、立论的可靠性、安排部署的可行性。决定还要语言严谨，避免使用模棱两可、含糊不清的话语，以免造成受文单位贯彻执行上的困难或偏差。
Ø 意 见
1、 意见是党和政府颁布方针政策的一种形式，用于对重要的问题提出见解和处理办法。在使用范围上，一般可分为两个方面：一是对重要的事项表明态度，提出见解和处理办法等；二是方针政策性的意见。
2、 意见的写作方法：意见一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1.标题。意见的标题有二种构成形式：(1) 发文机关、发文事由和文种组成。(2)发文事由和文种组成。
2.主送机关。上行文的意见一般有主送机关，下行文的意见，执行意图比较明确、针对性较强的、要写主送机关；涉及面较广的可以不写主送机关。
3.正文。正文一般为前言、主体、结尾三部分。前言部分一般交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。前言部分常用习惯用语“为……现（特）提出如下意见”过渡到下文。主体部分是核心内容，主要是对重要问题提出建议、主张及处理办法等。一般采用分条列项的写法。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。结尾部分，提出希望或要求。如果主体部分说清楚了，也可不写结尾。
4.落款。落款，即标明发文机关和成文时间。由于意见带有较强的规范性，有的意见还将发文机关和成文时间置于标题之下。
3、 意见的写作要求
1.掌握好表述的分寸。意见的行文方向具有多向性,对不同行文方向的意见,要掌握好文字表述时的分寸。作为上行文意见,应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文的意见,提出的意见可供对方参考。作为下行文的意见,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行；无明确要求的,下级机关可参照执行。总之,意见是供别人执行或参照的,而行文对象不相同,表述和措词一定要注意把握准确。
2.文种选用要审慎。意见的性质和功能介于建议性报告、请示、指示性通知之间,其间的严格区别还有待深入研究,所以在使用意见这一文种时,要特别注意与相近文种的区别。
Ø 通 告
1、 通告用于公布应当遵守或需要周知的事项。是一文种在公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性下行公文。
2、 通告的特点：1）知照性和约束力 2）专业性3）内容的广泛性。通告的内容可涉及国家的法令、政策、也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照等。3）范围的局限性。通告只能在一定范围内公布，让一定范围内的人民群众遵守和周知的事项。
3、 通告的种类：1）告知性通告 2）执行性通告
4、 通告的撰写：标题、正文。正文：首先概括地写名依据、目的，然后写明应当周知和遵守的事项及具体要求，最后是要求部分。1.标题。通告的标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成；有的省去事由；内容简单或难以概括标题的，只写“通告”二字。 2.正文。通告的正文一般由三部分内容构成。首先写清楚发布通告的目的和法律的依据。接着以“特此通告如下”作为过渡语，转入第二部分内容即通告的具体事项。第二部分一般采用分条列项的方法写出（通告事项单一的可例外）。最后单列一段提出希望和要求，或说明实施期限和告知有效范围。结语，一般采用“此告”、“特此通告”等语。
Ø 通 知
1、 通知是一种告知性、部署性和指示性的公文。具有应用的广泛性，作者的无限定性、内容的规定性等特点。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知是一种使用范围较广的文种。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位或个人。
2、 通知的特点：1.使用的广泛性。通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知，在内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发文方式上也灵活、方便。2.功用的指导性。上级机关向下级机关用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署工作、批转和转发文件的通知，都在实现着通知的指导功能，受文单位要在规定的时间内完成通知布置的任务。
3、 通知的种类：指示性通知,批转、转发、印发类通知，事物性通知,会议通知,任免通知
4、 通知的写法
1.标题。通知的标题的写作有三种方式：(1)发文机关的名称、事由和文种组成。重要通知的标题，一定要具备这三个要素，使人一看就能大致知道通知的内容。(2)事由和文种构成。 (3)文种“通知”作标题。这种通知，一般仅限于日常生活和工作中一些非重大事项的通知。情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。
2.主送机关。通知的主送机关一般有两种写法。一种是主送机关有一个或两、三个，这种情况，可将几个机关的名称全部写上。另一种是主送机关很多，属普发文件，这种情况采用概括的写法。
3.正文。通知正文的基本内容，应该包括发布本通知的根据和缘由；通知的具体事项；落实通知的要求等。其中，通知的具体事项是正文的重点内容。这是通知的一般写法。由于通知的种类不同，在写法上又略有差异。发布性通知写法较简单，先用一两句话概述发文理由，再说明所发文件名称，将该文件作为附件附后即可。转发、批转性通知的正文可根据实际情况写作，有时，用一句话引出转发、批转的文件，并说明转发、批转的根据和提出执行要求。也可分缘由和指示两部分来写，缘由写明发文的根据或表明态度，提出执行要求；指示部分说明所转发、批转文件的意义，并指出具体做法，提出措施和要求。布置工作和安排活动的通知，规范性强，文字较多，需要从实际出发，力求高视点，有预见性、针对性。写作时先概述发文的原因、目的或基本情况，再提出原则及具体明确的要求、措施、办法等。内容多时采用分条列项的方法来写。告知事项的通知，是用来通报情况、传递信息、交代事项的，只要写清应知应办的事项就达到了目的。如会议通知，人数较少的一般性会议通知，只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项（如准备材料、文件、论文等）即可。内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚会议名称、目的、议题、期限、报到时间、地点、与会人员、准备事项、食宿安排、差旅费报销方法以及筹办会议单位的名称、联系人、联系地址、e-mail地址、电话、传真、电挂、去会地路线等，与会议有关的项目不能出现差错和遗漏。
5、 通知的写作要求
1.重点突出，措施具体
通知是要求受文单位了解、协助和执行、办理的公文。因此，写作时要重点突出，把道理讲清楚，任务提明确，措施订具体。只有这样，才便于受文者在执行、办理中不出现偏差或错误。
2.注意通知与通告的区别(1)从使用范围看, “通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；而“通告”则适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(2)从受文对象看,通知的对象一般是机关或单位；通告的对象一般是社会公众。 (3)从行文要求看,通知的事项一般需要办理和贯彻执行；而通告的事项只需遵守和知晓即可。
6、 通知的写作要领：1）进一步明确使用规范。要准确把握各类通知的特点和差别，杜绝通知的“泛化”。2) 注意体式的完整。有的发文机关只注意了通知的“通用”性，却忽略了其规定性，写起来有些随意，这种现象应该加以克服。5）语言表达要明确。不论哪种类型的通知，都必须写的清楚明白，不能模棱两可，否则不利于通知内容的知晓和执行。
Ø 通 报
1、 通报：通报用于传达重要情况，表彰先进，批评错误。
2、 通报的作用。通报的作用主要是沟通信息，互通情况，宣传先进，严肃法纪，教育干部和群众，以推动各项工作的开展。
3、 通报的特征。典型性和代表性；叙事说理性；时效性和周知性
4、 通报的写作
5、 1.标题。通报的标题大致有四种情况：(1)发文机关、事由、文种组成。(2)事由和文种构成。(3)发文机关和文种组成。(4)只写“通报”二字。
6、 2.正文。通报的正文一般包括如下三个方面的内容：（1）主要事实。包括事实发生的时间、地点、涉及的单位与人员、大致过程、主要情节、结果和影响等。叙述事实的基本情况要真实、准确、扼要。要处理好详略关系，对涉及事实本质，对反映通报意图直接有关的过程、情节等，应该详写，其它可以略写。要让人们从叙述中既可很快掌握事实梗概，又能较快悟出其中的经验教训。（2）分析事实所包含的意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的意义和主要人物的可贵精神，主要经验和值得发扬与学习点，号召大家向先进学习的具体要求等。批评性通报，应分析产生问题的主客观原因、主要教训，以及指出防止和杜绝今后发生类似事件的措施等。情况通报要围绕某个问题，列举各个方面的情况，每种情况又分别以典型材料加以说明。（3）结尾。通报如何结尾，这要根据通报的性质而定。多数情况通报不另加结尾部分，主体写完就结束全文。有的批评性通报，习惯以“希望引起大家的注意”、“特此通报”等词语结束全文。
7、 3.通报的署名和成文时期。在通报正文的右下方署以发文机关的名称，署名下边写成文的年、月、日。
8、 通报的种类：情况通报、表彰通报 、批评通报
9、 通报与通知的区别。通报和通知都是具有沟通情况，交流信息作用的告知性公文，二者区别在于：（1）目的不同。通知的目的是发布、转发和批转文件、安排部署工作；是要求有关单位或个人必须按照通知的事项要求去做，具有一定强制性。而通报的目的则是表彰先进，批评错误，传达重要情况，树立典型，学习经验，吸取教训，改进工作。（2）对象不同。通报是对所属人员进行普遍教育的工具，没有特定的对象。通知部署的任务和事项极为明确，具有特定的对象。（3）时间不同。从制文时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。
Ø 报 告
1、 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问的文种。
2、 报告的类型1、工作报告，2、情况报告，3、上复性报告，4、提出建议、请求批转或转发性报告。
3、 报告的写作。报告的结构和内容有如下方面：标题、主送机关、正文。正文：1）报告的缘由 2）报告的内容 3）报告的结语。报告的正文主要写明报告的起因和报告的内容。起因即报告的根据和目的，用简洁的语言进行说明，即为什么报告。起因写完后用“现将有关情况报告如下”，作为承启下文的用语。报告的内容即主体部分是报告的核心,一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。
4、 报告的写作要求：1.要注意与“请示”的相区别，“报告”中不得夹带请示事项，结尾不得误用“以上报告妥否，请批示”等语。2.内容要真实可靠，做到据实报告，即“好处说好，坏处说坏”，不能“报喜不报忧”。3.报告的中心应明确，详略得当，文字简洁、流畅，不拖泥带水。报告中切忌使用套话、废话。
Ø 请 示
1、 请示是下级机关用来向其所属的上级机关请求指示和批准。
2、 请示的特点。一是请示内容的限定性；二是要求答复性。
3、 请示的撰写。请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。1.标题。请示的标题一般由发文机关、事由、文种三项构成。也有的省略发文机关只写事由、文种。报告的标题与请示的标题写法相似。2.主送机关。即有权接受、批准请示事项的上级机关。一般写在标题与正文之间，单独一行，顶格书写。3.正文。请示的正文包括请示的缘由、请示的事项、请示的要求三部分。（1）请示的缘由。是请示事项的基础和关键。请示的缘由一定要写得有理有据，实事求是具体明白。否则就很难达到请示的目的。（2）请示的事项，是请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。阐述要实事求是，引用的数字要准确无误，提出的看法或处理的意见要具体明确切实可行，符合国家的法律，法规和方针政策，让上级机关看后一目了然，能迅速决断。如涉及其它单位的问题，应当预先征询意见，并将商洽的有关情况在文中予以说明，以供上级机关作出正确判断和指示。（3）请示的要求。在请求的结尾，明确提出要求，请求上级批准、指示。一般都以请示的惯用语作结尾语，如“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批复”等。语气中肯、果断，能够令人接受。
4、 请示的写作要求和注意事项：要观点明确，请求的事项和理由要具体、充分，文字要概括、精炼。请示内容要集中，一文一事，不能多头主送，不要越级请示。请示的内容如涉及到其他部门的职权范围，应与有关部门协商一致。由于请示有较强的专用性，且属于未决定事项，应以单独编发文号为宜。
5、 报告与请示的异同点。共同点：报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。 不同点：首先，二者的行文目的不同。报告是为了使上级机关了解有关情况，请示是请求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。其次，二者的行文时间不同。报告可以写于事前，也可以写于事后，而请示必须写于事前。第三，行文的处理要求不同。报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。请示则需要上级机关回文，表明态度，使下级机关知道该怎么做。第四，行文的内容不同，报告可以是综合性的，也可以是专题性的，而请示则要求“一事一文”。
Ø 批 复
1、 批复：是具有指示性、决定性的公文，是上级领导机关针对下级机关单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复提出请示的下级机关。
2、 批复的特点：1） 具有权威性。2） 针对性。3） 发文的被动性。
3、 批复的结构：批复的结构形式与其它公文相同，有标题、主送机关、正文、批复机关和成文日期等。批复的正文一般包括三部分内容，即引语、主体和结语。1.引语。即批复的开头，一般先引下级来文（请示）的发文字号，以及来文的标题或文件的事由，来文的日期，使受文单位阅后明确批复的针对性。引语一般有这样几种写法：“你局×月×日××〔××××〕×号《关于……的请示》收悉”、“你市××〔××××〕×号收悉”、“你单位××号文收悉”等。写引语较规范的要求是写明发文字号和标题。
4、 2.主体。引语之后，即正文的主体部分。这是批复的核心内容。批复中的指示、决定、意见、要求等，都写在这一部分。一般有两种写法：（1）简明扼要的批复。主要是提出原则性的意见，不作具体的指示。（2）较为具体的批复。对请示的具体事项，要表示其明确的态度。如果同意请示的内容，则在表示同意之后，再进一步阐明之所以同意的理由，以及如何执行等指示性的意见。如果不同意请示的事项，那么在表示不同意之后，还要说明理由，进行必要解释。如果批复的意见不成熟，亦可写上“将另行研究”字样。3.结语。结尾语常用“此复”、“特此批复”，可写在正文后面，也可单独占一行，后面加句号。也可视行文需要，不加结尾语，自然终结。
5、 批复的写作要求1.针对性强。必须针对下级来文（请示）中所提事项逐一答复，既不能答非所问，也不能对某一请示事项避而不答或漏答。2.具有指导性。批复一般具有指导性，对受文机关讲明方针政策，工作方法、处理程序，行动要点及注意事项等。3. 答复要明确具体。同意就明确表示肯定意见，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就简要说明情况和原因，以便下级机关或单位重新考虑其它解决办法。批复切忌模棱两可，含糊其辞。4. 行文要简洁准确。批复的篇幅一般不长，行文要求简洁、概括、集中、文字简短、准确。
6、 批复的写作要领。第一，在答复前应作必要的调查研究工作，认真研究来问的内容和理由，核实其真实性，研究所提事项的可行性，有根据地表明态度和意见。第二，要认真查阅有关的政策依据等材料，使批复符合方针政策和法律法规。第三，如内容涉及有关部门的职权范围，应与有关部门协商处理，意见统一。第四，批复意见应明确、具体、可行。
Ø 函
1、 函：函是不相隶属的机关或单位之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等所使用的文种。
2、 函的特点：函是平行和不相隶属的机关之间相互往来的正式公文，使用上灵活简便，不受作者职权范围和级别层次高低的限制。函的行文简便，内容多样。函体现着一种双向的关系，平等的原则，具有“与人相商”的特点，通常不具有指挥、命令的性质。
3、 函的分类。分类：函按其写作目的、内容可分为问函、复函、告知函及其他函件。也可以分为商洽函（平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时所使用的）、问答函（机关单位之间用来相互询问和答复问题的函）、请批函（向有关主管部门请求批准的函，这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项）、批答函（主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复）
4、 函的写法。函一般由标题、主送机关，正文、落款等部分组成。下面主要介绍函的标题和正文的写法。1）标题。函的标题有三种结构形式：(1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由和文种组成。(3)发文机关名称和文种组成。这种情形较少。2）正文函的正文是函的主体部分，一般包括缘由、事项和结束语等内容。写缘由要开门见山，简明扼要，高度概括；事项要写得具体、明白、条理清楚。如属于答复函，要注意答复的针对性和明确性。函的结尾另起一段写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。
5、 函的写作要求：1）内容简洁扼要，直截了当、语言通俗易懂。2）询问、商洽性的去函，语气要恳切，讲究礼貌。复函要针对对方提出的问题，及时具体明确地答复，便于对方处理。3）函要做到一文一事。
Ø 会议纪要
1、 会议纪要的适用范围：会议纪要适用于记载和传达会议情况及议定事项。
2、 特点：具有纪实性和指导性的公文，既可以上呈，也可以平发或下发。
3、 作用：记载作用和传达作用
4、 分类：决议性会议纪要和周知性会议纪要
5、 写作：由标题、发文时间、正文、落款和日期组成。
1.标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两部分组成。单标题和双标题。
2.成文日期。会议纪要成文日期一般加括号标注在标题之下正中位置。也有的标写在正文之后。
3.正文。正文是会议纪要的主要部分。一般由开头、主体和结尾三部分组成。第一部分会议的概况（会议动因、地点、时间、名称、人员、议程、进展和收获），第二部分会议的主要精神，第三部分结尾（对会议评价、倡议、号召等）（1）会议纪要的开头。一般要写明会议的概况，包括会议召开的时间、主持召开会议的单位、开会地点、参加会议的人员以及会议的议题等。有的还写会议程序和概述会议总的情况。这一部分要写得简明扼要。（2）会议纪要的主体。记述会议的要点，主要写清三个方面的内容：第一，说明议题。主要是提示会议的宗旨，中心议题，内容不易多写，文字要高度概括。第二，分析形势，研讨问题。主要是阐述会议讨论的重大问题，或者是对工作情况的基本估计，总结经验，提出需要解决的问题。这一部分常在段落或层次之首冠以“会议认为”或“与会代表一致认为”作为提挈语。第三，阐述会议结果。这是会议纪要最重要的一部分，主要阐述会议讨论的意见，形成的决议，作出的决定，提出的要求，需要采取的措施等等。这部分常在段落和层次之间冠以“会议要求”、“会议决定”、“会议强调”等词语作为提挈语，以引出会议的主要精神。写这一部分常用的结构方式有：归纳式。就是对会议内容进行分类整理，划分出一个一个问题，把每个问题作一个部分，大的部分之间还可以再分小的部分，每个部分的前面可以加序号，也可以加小标题。然后再按内容的自然顺序或者逻辑顺序排列起来。规模较大，涉及问题较多的会议，一般采用此法写会议纪要。综述式，也叫概述式。就是把会议内容综合到一起，概括地反映出来的一种写法。这种写法比较适用于规模较小的会议的纪要。发言记录式。这是一种写出发言者的姓名，并按发言的顺序，把每个人发言的要点如实地写出来的方法。这种写法用得不多，一般只见于某些座谈会纪要。（3）结尾。提出希望和号召或者列出尚未得到解决的问题，供以后继续研究探讨。
6、 会议纪要的写作要求
1.客观整理，保证真实。会议纪要是会后形成的文件，是对会议情况实事求是的反映，一定要保证内容的真实性。会议纪要的撰写者在会议期间要尽量全面掌握会议的情况；在综合会议内容时，只能进行必要的归纳、概括和提炼，不能随便增减内容或想当然地修改原意。
2.详略得当，突出“要点”。撰写会议纪要一定要抓住“要”字，紧紧围绕会议的中心议题，抓住会议要解决的问题，立足会议的实际情况，体现会议的主要精神。对会议材料要去粗取精，对与会者的发言要归纳出代表性、典型性的意见。对会议的一般内容不宜写得过于具体，要写得原则些，但要注意写好结论性的意见。
3.切忌将会议纪要写成会议决议和会议记录。会议纪要即使在会议结束前写出，其成文日期也不能写成会议结束前的时间。可以写成会议结束的同日，一般是会后正式定稿的日期。 公务员考试站
Ø 命令（令）
1、 命令：是国家行政机关和领导人对下属机关或人员依照有关法律发布重要的法规和规章，采取重大的强制性的行政措施，嘉奖有关单位和人员所使用的一个文种。根据有关规定，全国人大常务委员会及委员长、国务院及总理、各地方人民政府及其首长，可以发布命令（令）；国务院各部部长可以发布命令（令）。命令（令）虽然往往以领导人个人名义发布，但体现的不是个人的要求，而是权力机关的意志。命令（令）属于上级机关主动下发的指挥性公文，具有极强的权威性和约束力，下级机关必须严肃对待，坚决执行。
2、 命令的特点：1）有特定的发布机关，一般只由国家行政机关及其领导人使用，党的领导机关一般不能单独使用，如有必要，要与国家机关联名制发命令。2）有高度的严肃性。3）有高度的强制性命令一经发布，受令方面必须无条件服从，做到令行禁止，不能有丝毫偏差。4）有法定的权威性。
3、 命令的种类：1）发布令。发布令是依照有关法律规定发布行政法规和规章的公文。行政法规和规章不是行政公文，要公布于众，必须以行政公文中最富权威性的命令（令）来发布。2）行政令。行政令是宣布实施重大强制性行政措施的公文。如：《××省人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令》。3）嘉奖令。嘉奖令是表彰在工作中有重大贡献的集体和个人的公文。
4、 命令（令）的写法 ：命令（令）在结构上一般包括标题、发文字号、正文、落款、发令日期等部分。
1.标题。命令（令）的标题有三种构成形式：(1)发文机关名称或发令机关领导人职务名称加文种名称两部分构成，此类标题写法常用于发布令。(2)发文机关名称、主要事由和文种名称构成。(3)标明文种
2.发文字号。命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号，如命令中的发布令的发文字号就只标注顺序号“第χχ号”，没有机关代字、年号。命令的发布令“第χχ号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的流水号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。
3.正文。命令的作用不同，正文的写法亦不同：（1）发布令，即用以发布各种法规或规章的命令，其正文须说明所发布法律法规的名称、通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。（2）行政令，即规定重大行政措施的命令，其正文包括两部分，一是说明发布命令的缘由，要做到理由充足，以达到令人信服的目的；二是写出命令具体内容，写明强制性行政措施及执行机关，要做到条目清晰，层次分明，便于执行。 （3）嘉奖令的正文一般包括三个方面的内容，一是嘉奖缘由，简要叙述被嘉奖者的主要事迹，并做出中肯的评价；二是嘉奖事项，写出嘉奖的具体内容，通常为授予的称号、记功的登记和次数及其他形式的奖励决定；三是发出号召，即号召广大人民群众向英雄人物学习，做好本职工作。
4.落款。落款处签署发布命令机关领导人的职务名称和姓名。
5.发令日期。命令的最后是注明发令日期。有的发令日期也可在标题下面注明。
命令撰写的要求及注意事项：第一，必须与国家的方针政策和法律法规保持一致，以维护其权威性和庄严性。第二，对事项的阐述必须准确，用语精炼。第三，命令（令）的发文号一般单独标在标题的下面，写明“第×号”。第四，命令（令）的最后要签署发文机关的名称或领导人的职务身份和姓名。日期一般写在落款之后，也有的写在标题下面。发布令（1）标题：发布令的标题最常见的写法是写明发文机关和文种，省略发文事由。（2）结构：一般要求写明批准的机关或会议，批准日期以及生效、施行的日期。行政令（1）标题：行政令的标题通常要写明发文机关、事由和文种三部分。（2）正文：行政令的正文要郑重地写明发布命令的根据、规定和执行要求。嘉奖令嘉奖令的标题在结构上一般应写成“××××对×××的嘉奖令”这一格式，通常不使用“关于”这一连接词。
Ø 议 案
1、 议案的适用范围。用于各级人民政府按照有关的法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
2、 行使提议案权必须符合以下条件：1）提起者必须是依照法律规定具备提议案权的机关。2)所提议案的内容必须属于本级人民代表大会及其常务委员会的职权范围。3)提出议案的时间必须是在大会主席团通过的议案截止时间以前。4)议案的提出必须按有关的组织程序来进行，须经法定的机关来确认。
3、 议案的特点：强调法律程序。有一定的时间要求。有法定的议案对象。撰写的规范性
4、 议案的写作方法：议案包括标题、主送机关、正文和落款几个部分构成。
1.标题 (1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由、文种组成。
2.主送机关。议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能是其他机关。主送机关要采用全称或规范化简称。
3.正文。议案的正文主要包括案由、事项、结尾三个部分。案由，即提出议案的理由、根据。文字要简明扼要，又要把提出议案的理由说充分。事项，即议案中提出要求审议的具体事项，如措施、方法、方案等。结尾，即议案的结语，主要是提出的请求。一般采用习惯用语“现提请审议”、“请审议决定”等。
4.落款。标明政府机关名称或政府负责人职务、姓名；写明成文时间。
5、 议案与提案的不同：议案限定于人大中使用，提案限定于政协中使用。
6、议案的写作要求：1.行文要严格规范。议案的行文规范主要包括两个方面。一是议案只能用于国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项，行政机关的其它事项需要与权力机关沟通时，不能使用议案行文；二是国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项时只能使用议案行文，而不能用其它文种行文。2.内容要重在说理。一般情况下，凡议案的提请者要到会做一些说明，并解答代表们提出的问题，因此草拟时，一定要把理由和根据说得极其清楚，有很强的说服力。所题内容应是重要事项，案由要明确，案据要充分，方案要可行。行文要简明，要一案一事。撰写要及时，应在规定的时间内上交。注意特定的格式要求。
Ø 决 定
1、 决定：是党的机关和国家行政机关共同使用的文种，决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。注：“决议”则只在党的机关使用，用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、 决定的类型：一是指导性的决定，另一是关于重大事项的决定。
3、 决定的写作：决定，在结构上由标题和正文两大部分组成。
1．标题。决定的标题包括发文机关名称、事由、文种三者缺一不可。如在报纸上公开发表的决定，成文日期应标在标题之下。
2．正文的写法。决定正文包括决定因由、决定事项两个部分。决定因由，即作出决定的原因，有时讲述事件经过及其意义。这部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用语准确。
4、 决定事项，通常有以下几种表达方式：一是一段到底式。即不分段，一口气写到底。这种方式适用于内容单一、篇幅简短的决定。二是分条标项式。即把决定中涉及的若干问题按照主次列成若干条项，并用数码标出。这种形式适用于牵涉较多具体问题、事项的决定。三是小标题式。即把决定中每条的中心内容归纳成小标题，分列于每一部分之前。这种写法条理清晰，内容突出。四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表达一个中心意思，用中文数码标明各部分的顺序。决定的最后，可根据决定事项提出执行决定的要求、意见。表彰性的决定，则提出希望和号召。在行文上，可作为全文的单独一段来写，也可作为主体部分的一条来写。
5、 决定的写作要求
1． 要有政策或法律依据。决定是对重要事项或者重大行动作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好调查研究工作，一方面要弄清实际情况；另一方面要搞清国家的政策和法律依据，使撰写的决定既符合国家的政策和法律，又符合客观事物的实际。
2．事实准确，语言严谨。决定所涉及的事实，如对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等，都要真实准确，按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小，以保证决定的正确性、立论的可靠性、安排部署的可行性。决定还要语言严谨，避免使用模棱两可、含糊不清的话语，以免造成受文单位贯彻执行上的困难或偏差。
Ø 意 见
1、 意见是党和政府颁布方针政策的一种形式，用于对重要的问题提出见解和处理办法。在使用范围上，一般可分为两个方面：一是对重要的事项表明态度，提出见解和处理办法等；二是方针政策性的意见。
2、 意见的写作方法：意见一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1.标题。意见的标题有二种构成形式：(1) 发文机关、发文事由和文种组成。(2)发文事由和文种组成。
2.主送机关。上行文的意见一般有主送机关，下行文的意见，执行意图比较明确、针对性较强的、要写主送机关；涉及面较广的可以不写主送机关。
3.正文。正文一般为前言、主体、结尾三部分。前言部分一般交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。前言部分常用习惯用语“为……现（特）提出如下意见”过渡到下文。主体部分是核心内容，主要是对重要问题提出建议、主张及处理办法等。一般采用分条列项的写法。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。结尾部分，提出希望或要求。如果主体部分说清楚了，也可不写结尾。
4.落款。落款，即标明发文机关和成文时间。由于意见带有较强的规范性，有的意见还将发文机关和成文时间置于标题之下。
3、 意见的写作要求
1.掌握好表述的分寸。意见的行文方向具有多向性,对不同行文方向的意见,要掌握好文字表述时的分寸。作为上行文意见,应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文的意见,提出的意见可供对方参考。作为下行文的意见,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行；无明确要求的,下级机关可参照执行。总之,意见是供别人执行或参照的,而行文对象不相同,表述和措词一定要注意把握准确。
2.文种选用要审慎。意见的性质和功能介于建议性报告、请示、指示性通知之间,其间的严格区别还有待深入研究,所以在使用意见这一文种时,要特别注意与相近文种的区别。
Ø 通 告
1、 通告用于公布应当遵守或需要周知的事项。是一文种在公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性下行公文。
2、 通告的特点：1）知照性和约束力 2）专业性3）内容的广泛性。通告的内容可涉及国家的法令、政策、也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照等。3）范围的局限性。通告只能在一定范围内公布，让一定范围内的人民群众遵守和周知的事项。
3、 通告的种类：1）告知性通告 2）执行性通告
4、 通告的撰写：标题、正文。正文：首先概括地写名依据、目的，然后写明应当周知和遵守的事项及具体要求，最后是要求部分。1.标题。通告的标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成；有的省去事由；内容简单或难以概括标题的，只写“通告”二字。 2.正文。通告的正文一般由三部分内容构成。首先写清楚发布通告的目的和法律的依据。接着以“特此通告如下”作为过渡语，转入第二部分内容即通告的具体事项。第二部分一般采用分条列项的方法写出（通告事项单一的可例外）。最后单列一段提出希望和要求，或说明实施期限和告知有效范围。结语，一般采用“此告”、“特此通告”等语。
Ø 通 知
1、 通知是一种告知性、部署性和指示性的公文。具有应用的广泛性，作者的无限定性、内容的规定性等特点。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知是一种使用范围较广的文种。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位或个人。
2、 通知的特点：1.使用的广泛性。通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知，在内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发文方式上也灵活、方便。2.功用的指导性。上级机关向下级机关用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署工作、批转和转发文件的通知，都在实现着通知的指导功能，受文单位要在规定的时间内完成通知布置的任务。
3、 通知的种类：指示性通知,批转、转发、印发类通知，事物性通知,会议通知,任免通知
4、 通知的写法
1.标题。通知的标题的写作有三种方式：(1)发文机关的名称、事由和文种组成。重要通知的标题，一定要具备这三个要素，使人一看就能大致知道通知的内容。(2)事由和文种构成。 (3)文种“通知”作标题。这种通知，一般仅限于日常生活和工作中一些非重大事项的通知。情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。
2.主送机关。通知的主送机关一般有两种写法。一种是主送机关有一个或两、三个，这种情况，可将几个机关的名称全部写上。另一种是主送机关很多，属普发文件，这种情况采用概括的写法。
3.正文。通知正文的基本内容，应该包括发布本通知的根据和缘由；通知的具体事项；落实通知的要求等。其中，通知的具体事项是正文的重点内容。这是通知的一般写法。由于通知的种类不同，在写法上又略有差异。发布性通知写法较简单，先用一两句话概述发文理由，再说明所发文件名称，将该文件作为附件附后即可。转发、批转性通知的正文可根据实际情况写作，有时，用一句话引出转发、批转的文件，并说明转发、批转的根据和提出执行要求。也可分缘由和指示两部分来写，缘由写明发文的根据或表明态度，提出执行要求；指示部分说明所转发、批转文件的意义，并指出具体做法，提出措施和要求。布置工作和安排活动的通知，规范性强，文字较多，需要从实际出发，力求高视点，有预见性、针对性。写作时先概述发文的原因、目的或基本情况，再提出原则及具体明确的要求、措施、办法等。内容多时采用分条列项的方法来写。告知事项的通知，是用来通报情况、传递信息、交代事项的，只要写清应知应办的事项就达到了目的。如会议通知，人数较少的一般性会议通知，只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项（如准备材料、文件、论文等）即可。内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚会议名称、目的、议题、期限、报到时间、地点、与会人员、准备事项、食宿安排、差旅费报销方法以及筹办会议单位的名称、联系人、联系地址、e-mail地址、电话、传真、电挂、去会地路线等，与会议有关的项目不能出现差错和遗漏。
5、 通知的写作要求
1.重点突出，措施具体
通知是要求受文单位了解、协助和执行、办理的公文。因此，写作时要重点突出，把道理讲清楚，任务提明确，措施订具体。只有这样，才便于受文者在执行、办理中不出现偏差或错误。
2.注意通知与通告的区别(1)从使用范围看, “通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；而“通告”则适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(2)从受文对象看,通知的对象一般是机关或单位；通告的对象一般是社会公众。 (3)从行文要求看,通知的事项一般需要办理和贯彻执行；而通告的事项只需遵守和知晓即可。
6、 通知的写作要领：1）进一步明确使用规范。要准确把握各类通知的特点和差别，杜绝通知的“泛化”。2) 注意体式的完整。有的发文机关只注意了通知的“通用”性，却忽略了其规定性，写起来有些随意，这种现象应该加以克服。5）语言表达要明确。不论哪种类型的通知，都必须写的清楚明白，不能模棱两可，否则不利于通知内容的知晓和执行。
Ø 通 报
1、 通报：通报用于传达重要情况，表彰先进，批评错误。
2、 通报的作用。通报的作用主要是沟通信息，互通情况，宣传先进，严肃法纪，教育干部和群众，以推动各项工作的开展。
3、 通报的特征。典型性和代表性；叙事说理性；时效性和周知性
4、 通报的写作
5、 1.标题。通报的标题大致有四种情况：(1)发文机关、事由、文种组成。(2)事由和文种构成。(3)发文机关和文种组成。(4)只写“通报”二字。
6、 2.正文。通报的正文一般包括如下三个方面的内容：（1）主要事实。包括事实发生的时间、地点、涉及的单位与人员、大致过程、主要情节、结果和影响等。叙述事实的基本情况要真实、准确、扼要。要处理好详略关系，对涉及事实本质，对反映通报意图直接有关的过程、情节等，应该详写，其它可以略写。要让人们从叙述中既可很快掌握事实梗概，又能较快悟出其中的经验教训。（2）分析事实所包含的意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的意义和主要人物的可贵精神，主要经验和值得发扬与学习点，号召大家向先进学习的具体要求等。批评性通报，应分析产生问题的主客观原因、主要教训，以及指出防止和杜绝今后发生类似事件的措施等。情况通报要围绕某个问题，列举各个方面的情况，每种情况又分别以典型材料加以说明。（3）结尾。通报如何结尾，这要根据通报的性质而定。多数情况通报不另加结尾部分，主体写完就结束全文。有的批评性通报，习惯以“希望引起大家的注意”、“特此通报”等词语结束全文。
7、 3.通报的署名和成文时期。在通报正文的右下方署以发文机关的名称，署名下边写成文的年、月、日。
8、 通报的种类：情况通报、表彰通报 、批评通报
9、 通报与通知的区别。通报和通知都是具有沟通情况，交流信息作用的告知性公文，二者区别在于：（1）目的不同。通知的目的是发布、转发和批转文件、安排部署工作；是要求有关单位或个人必须按照通知的事项要求去做，具有一定强制性。而通报的目的则是表彰先进，批评错误，传达重要情况，树立典型，学习经验，吸取教训，改进工作。（2）对象不同。通报是对所属人员进行普遍教育的工具，没有特定的对象。通知部署的任务和事项极为明确，具有特定的对象。（3）时间不同。从制文时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。
Ø 报 告
1、 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问的文种。
2、 报告的类型1、工作报告，2、情况报告，3、上复性报告，4、提出建议、请求批转或转发性报告。
3、 报告的写作。报告的结构和内容有如下方面：标题、主送机关、正文。正文：1）报告的缘由 2）报告的内容 3）报告的结语。报告的正文主要写明报告的起因和报告的内容。起因即报告的根据和目的，用简洁的语言进行说明，即为什么报告。起因写完后用“现将有关情况报告如下”，作为承启下文的用语。报告的内容即主体部分是报告的核心,一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。
4、 报告的写作要求：1.要注意与“请示”的相区别，“报告”中不得夹带请示事项，结尾不得误用“以上报告妥否，请批示”等语。2.内容要真实可靠，做到据实报告，即“好处说好，坏处说坏”，不能“报喜不报忧”。3.报告的中心应明确，详略得当，文字简洁、流畅，不拖泥带水。报告中切忌使用套话、废话。
Ø 请 示
1、 请示是下级机关用来向其所属的上级机关请求指示和批准。
2、 请示的特点。一是请示内容的限定性；二是要求答复性。
3、 请示的撰写。请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。1.标题。请示的标题一般由发文机关、事由、文种三项构成。也有的省略发文机关只写事由、文种。报告的标题与请示的标题写法相似。2.主送机关。即有权接受、批准请示事项的上级机关。一般写在标题与正文之间，单独一行，顶格书写。3.正文。请示的正文包括请示的缘由、请示的事项、请示的要求三部分。（1）请示的缘由。是请示事项的基础和关键。请示的缘由一定要写得有理有据，实事求是具体明白。否则就很难达到请示的目的。（2）请示的事项，是请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。阐述要实事求是，引用的数字要准确无误，提出的看法或处理的意见要具体明确切实可行，符合国家的法律，法规和方针政策，让上级机关看后一目了然，能迅速决断。如涉及其它单位的问题，应当预先征询意见，并将商洽的有关情况在文中予以说明，以供上级机关作出正确判断和指示。（3）请示的要求。在请求的结尾，明确提出要求，请求上级批准、指示。一般都以请示的惯用语作结尾语，如“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批复”等。语气中肯、果断，能够令人接受。
4、 请示的写作要求和注意事项：要观点明确，请求的事项和理由要具体、充分，文字要概括、精炼。请示内容要集中，一文一事，不能多头主送，不要越级请示。请示的内容如涉及到其他部门的职权范围，应与有关部门协商一致。由于请示有较强的专用性，且属于未决定事项，应以单独编发文号为宜。
5、 报告与请示的异同点。共同点：报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。 不同点：首先，二者的行文目的不同。报告是为了使上级机关了解有关情况，请示是请求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。其次，二者的行文时间不同。报告可以写于事前，也可以写于事后，而请示必须写于事前。第三，行文的处理要求不同。报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。请示则需要上级机关回文，表明态度，使下级机关知道该怎么做。第四，行文的内容不同，报告可以是综合性的，也可以是专题性的，而请示则要求“一事一文”。
Ø 批 复
1、 批复：是具有指示性、决定性的公文，是上级领导机关针对下级机关单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复提出请示的下级机关。
2、 批复的特点：1） 具有权威性。2） 针对性。3） 发文的被动性。
3、 批复的结构：批复的结构形式与其它公文相同，有标题、主送机关、正文、批复机关和成文日期等。批复的正文一般包括三部分内容，即引语、主体和结语。1.引语。即批复的开头，一般先引下级来文（请示）的发文字号，以及来文的标题或文件的事由，来文的日期，使受文单位阅后明确批复的针对性。引语一般有这样几种写法：“你局×月×日××〔××××〕×号《关于……的请示》收悉”、“你市××〔××××〕×号收悉”、“你单位××号文收悉”等。写引语较规范的要求是写明发文字号和标题。
4、 2.主体。引语之后，即正文的主体部分。这是批复的核心内容。批复中的指示、决定、意见、要求等，都写在这一部分。一般有两种写法：（1）简明扼要的批复。主要是提出原则性的意见，不作具体的指示。（2）较为具体的批复。对请示的具体事项，要表示其明确的态度。如果同意请示的内容，则在表示同意之后，再进一步阐明之所以同意的理由，以及如何执行等指示性的意见。如果不同意请示的事项，那么在表示不同意之后，还要说明理由，进行必要解释。如果批复的意见不成熟，亦可写上“将另行研究”字样。3.结语。结尾语常用“此复”、“特此批复”，可写在正文后面，也可单独占一行，后面加句号。也可视行文需要，不加结尾语，自然终结。
5、 批复的写作要求1.针对性强。必须针对下级来文（请示）中所提事项逐一答复，既不能答非所问，也不能对某一请示事项避而不答或漏答。2.具有指导性。批复一般具有指导性，对受文机关讲明方针政策，工作方法、处理程序，行动要点及注意事项等。3. 答复要明确具体。同意就明确表示肯定意见，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就简要说明情况和原因，以便下级机关或单位重新考虑其它解决办法。批复切忌模棱两可，含糊其辞。4. 行文要简洁准确。批复的篇幅一般不长，行文要求简洁、概括、集中、文字简短、准确。
6、 批复的写作要领。第一，在答复前应作必要的调查研究工作，认真研究来问的内容和理由，核实其真实性，研究所提事项的可行性，有根据地表明态度和意见。第二，要认真查阅有关的政策依据等材料，使批复符合方针政策和法律法规。第三，如内容涉及有关部门的职权范围，应与有关部门协商处理，意见统一。第四，批复意见应明确、具体、可行。
Ø 函
1、 函：函是不相隶属的机关或单位之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等所使用的文种。
2、 函的特点：函是平行和不相隶属的机关之间相互往来的正式公文，使用上灵活简便，不受作者职权范围和级别层次高低的限制。函的行文简便，内容多样。函体现着一种双向的关系，平等的原则，具有“与人相商”的特点，通常不具有指挥、命令的性质。
3、 函的分类。分类：函按其写作目的、内容可分为问函、复函、告知函及其他函件。也可以分为商洽函（平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时所使用的）、问答函（机关单位之间用来相互询问和答复问题的函）、请批函（向有关主管部门请求批准的函，这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项）、批答函（主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复）
4、 函的写法。函一般由标题、主送机关，正文、落款等部分组成。下面主要介绍函的标题和正文的写法。1）标题。函的标题有三种结构形式：(1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由和文种组成。(3)发文机关名称和文种组成。这种情形较少。2）正文函的正文是函的主体部分，一般包括缘由、事项和结束语等内容。写缘由要开门见山，简明扼要，高度概括；事项要写得具体、明白、条理清楚。如属于答复函，要注意答复的针对性和明确性。函的结尾另起一段写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。
5、 函的写作要求：1）内容简洁扼要，直截了当、语言通俗易懂。2）询问、商洽性的去函，语气要恳切，讲究礼貌。复函要针对对方提出的问题，及时具体明确地答复，便于对方处理。3）函要做到一文一事。
Ø 会议纪要
1、 会议纪要的适用范围：会议纪要适用于记载和传达会议情况及议定事项。
2、 特点：具有纪实性和指导性的公文，既可以上呈，也可以平发或下发。
3、 作用：记载作用和传达作用
4、 分类：决议性会议纪要和周知性会议纪要
5、 写作：由标题、发文时间、正文、落款和日期组成。
1.标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两部分组成。单标题和双标题。
2.成文日期。会议纪要成文日期一般加括号标注在标题之下正中位置。也有的标写在正文之后。
3.正文。正文是会议纪要的主要部分。一般由开头、主体和结尾三部分组成。第一部分会议的概况（会议动因、地点、时间、名称、人员、议程、进展和收获），第二部分会议的主要精神，第三部分结尾（对会议评价、倡议、号召等）（1）会议纪要的开头。一般要写明会议的概况，包括会议召开的时间、主持召开会议的单位、开会地点、参加会议的人员以及会议的议题等。有的还写会议程序和概述会议总的情况。这一部分要写得简明扼要。（2）会议纪要的主体。记述会议的要点，主要写清三个方面的内容：第一，说明议题。主要是提示会议的宗旨，中心议题，内容不易多写，文字要高度概括。第二，分析形势，研讨问题。主要是阐述会议讨论的重大问题，或者是对工作情况的基本估计，总结经验，提出需要解决的问题。这一部分常在段落或层次之首冠以“会议认为”或“与会代表一致认为”作为提挈语。第三，阐述会议结果。这是会议纪要最重要的一部分，主要阐述会议讨论的意见，形成的决议，作出的决定，提出的要求，需要采取的措施等等。这部分常在段落和层次之间冠以“会议要求”、“会议决定”、“会议强调”等词语作为提挈语，以引出会议的主要精神。写这一部分常用的结构方式有：归纳式。就是对会议内容进行分类整理，划分出一个一个问题，把每个问题作一个部分，大的部分之间还可以再分小的部分，每个部分的前面可以加序号，也可以加小标题。然后再按内容的自然顺序或者逻辑顺序排列起来。规模较大，涉及问题较多的会议，一般采用此法写会议纪要。综述式，也叫概述式。就是把会议内容综合到一起，概括地反映出来的一种写法。这种写法比较适用于规模较小的会议的纪要。发言记录式。这是一种写出发言者的姓名，并按发言的顺序，把每个人发言的要点如实地写出来的方法。这种写法用得不多，一般只见于某些座谈会纪要。（3）结尾。提出希望和号召或者列出尚未得到解决的问题，供以后继续研究探讨。
6、 会议纪要的写作要求
1.客观整理，保证真实。会议纪要是会后形成的文件，是对会议情况实事求是的反映，一定要保证内容的真实性。会议纪要的撰写者在会议期间要尽量全面掌握会议的情况；在综合会议内容时，只能进行必要的归纳、概括和提炼，不能随便增减内容或想当然地修改原意。
2.详略得当，突出“要点”。撰写会议纪要一定要抓住“要”字，紧紧围绕会议的中心议题，抓住会议要解决的问题，立足会议的实际情况，体现会议的主要精神。对会议材料要去粗取精，对与会者的发言要归纳出代表性、典型性的意见。对会议的一般内容不宜写得过于具体，要写得原则些，但要注意写好结论性的意见。
3.切忌将会议纪要写成会议决议和会议记录。会议纪要即使在会议结束前写出，其成文日期也不能写成会议结束前的时间。可以写成会议结束的同日，一般是会后正式定稿的日期。 公务员考试站
