物业管理公司的财务管理部门，在对其下属的物业管理处进行会计核算前，必须先行对国家及地方与物业管理相关的法规和税规有清楚地了解，此外，还应对与本公司、本物业相关下列文件的相关规定予以关注。

　　一、业主公约

　　业主公约是各业主与发展商在买卖楼宇后所签署的合约。公约对发展商、全体业主、用户及管理者均有约束力，并明确各自的权利、义务及责任。

　　公约内包括了很多有关财务处理、费用计算等数据。财务管理部人员须详细了解该项资料及规定，并作为会计核算的依据。

　　现列举其中较重要的条款如下:

　　1.本物业管理账目发生盈亏时的处理办法

　　一份内容完善的公约应就本物业管理发生盈余或亏损情况时的处理或解决办法予以明确规定。通常,本着“用者自付”的原则，本物业的盈余由该物业的全体用户共同享有，本物业的亏损由该物业的全体用户共同分担。当然也可以是其它的处理方式，如：在业主委员会成立之前的前期物业管理期间，小用户以按约定缴纳综合物业管理费用为限，收入不足以应付经常性支出时，由开发商承担补贴责任。但关键是必须有明确的约定。

　　2.本物业综合管理费收支情况的公布

　　要求物业管理公司定期公布所管物业的收支情况，是我国物业管理行业法规中明文规定的。在与有关法规保持一致的前提下，公约中通常会对公布的具体时间、方式和要求做出规定。

　　3.收支核算方面的规定

　　公约通常列明是否需要为本物业各部分(如：停车场、办公楼、住宅楼等)的收支独立核算。

　　4.未出售单位和已出售但空置单位管理费计算法

　　通常未出售的单位享有一定的管理费减免优惠。

　　5.管理费起计日期的约定

　　通常可以是实际收楼日，或交付使用通知书发出日期加若干天为起计日，或者以前述两者较早者为起计日，也可以是开发商与业户在售楼时做出的其它约定。

　　6.滞纳金的计算法

　　公约通常会规定业户必须在每月某日前缴付管理费，逾期未付者，则管理公司有权按规定利率计收滞纳金。

　　二、管理合约

　　管理合约是开发商或业主委员会与物业管理公司签署的合约，其主要作用是明确委托方和受托方的权利和义务。主要应包含以下内容：

　　1.物业管理公司管理本物业的年限，及管理公司报酬的计收标准及方法等。

　　2.物业管理公司受管理公约的约束，并享有公约规定的管理人所享有的权利、义务及责任，根据管理公约对本物业进行管理。

　　3.需编制财务预算及预算控制，除首年预算外，通常由财务管理部牵头为每一新的财政年度制定财政预算，并在该年度的实际运作中对各项开支实施预算控制。

　　4.合约到期或终止时，财务移交方面的要求。

　　三、用户手册、装修守则及大厦各项收费标准一览表

　　该等文件通常在业主收楼时一并派发，并列明各项收费、按金、罚款及按金退还的程序等事宜。

　　四、收楼的流程

　　在整个收楼的程序中，有很多会计部必不可少的资料，如:

　　1.确实的收楼日期，用以计算管理费起计日期。

　　2.各单位业户数据，包括姓名、联络地址及电话等。

　　3.已缴付管理费按金及其它款项的收据，可作入账及对账的凭据。

　　根据上述资料，可以建立一套必要的图表档案，如：单位数据列表已收各种按金明细表、应收/已收/欠收管理费一览表等。