四、物业管理企业的机构设置

　　（一）机构设置的要点

　　1.精悍的科学决策领导机构
　　物业管理企业作为独立的经济实体，决策机构上进行经营决策，决定着用人机制，关系到企业的生存和发展。这就要求设立一个精悍、高效、富有战斗力的领导班子。一种是经理负责制，要求有水平高、懂经营、素质好的经理，上级部门要加强领导，职工参与民主管理；第二种是董事会制，决策层和管理层分离，分级负责，权责对应。
　　2.适应市场风险的机制
　　服务管理要向市场要效益，寓管理、效益于服务之中。机构设置要体现企业风险共同承担的原则。企业要承担次级风险即自负亏损，也要承担最大风险即破产倒闭，要把个人劳动、部门服务质量、经济效益与企业风险挂钩，要“定岗、定员、定职责”，使得进行物业管理的人、物及场所达到最佳结合。
　　3.集约化的管理体制
　　物业管理企业的经营者、工程技术人员和全体操作工人要把企业动力作用的方向集中到不断开拓市场，依靠技术进步改善管理、降低成本，提高服务质量上来，从而实现物业管理企业的有效经营。

　　（二）有关部门的设置

　　物业管理企业的内部机构的具体设置，要根据管理物业的规模和服务管理的目标内容，以及物业管理企业实际情况决定。通常物业管理企业的内部机构设置一般有如下几种模式：
　　1.事业部制
　　所谓事业部制，原是西方国家一些大公司将公司所属的分公司或工厂，按产品大类划地区组织事业部，实行集中决策指导分级经营实行单独核算的一种组织形式。即物业管理公司（有的称总公司）下设若干事业部，每个事业部又负责若干经营事务，总公司掌管战略决策，确定经营方针，统管人员，统一调度人力、物力、财力等。
　　2.直线-职能制
　　职能制是设有职能机构，由机构负责人在业务范围内下达和布置工作。直线-职能制是管理机构有两个层次，一个是管理层，一个是作业层，经理通过部门领导实施内部管理。
　　香港往往把部门归并为三块：管理、服务和内务。
　　不论是事业部制或直线职能制，各部职能大致如下：
　　经理室。它是决策机构，经理对公司负全面责任，对重大问题作出决策，布置和协调各部门工作。
　　办公室。主要负责公司内部日常行政事务，包括人事、后勤、档案等，有时办公室还负责招聘和培训员工工作。
　　财务部。主要负责财务管理，在经理领导下做好资金运作的日常工作，负责管理服务费的收缴，会计、出纳分开，做好财会账册、报表，缴纳财税，要经常向经理报告公司财务情况。
　　工程部。这是负责物业维修及设备运行的技术管理部门，一般由房屋工程、电气工程、给排水等方面的中、高级技术人员组成，包括房屋的设备检验、维修工程安排，对业主装修的指导和监督等。
　　管理部。一般有房屋及设备急修以及一般报修受理或作业，负责保安、消防、车辆交通等工作，辖区内的环境保护和日常清扫，绿化设施的管理，树木、绿地养护等。
　　经营发展部。这是物业管理公司“一业为主、多种经营”的管理部门，对物业管理公司贯彻以业养业的方针至关重要。经营发展部负责各种文化、娱乐、生活、商业等公共性服务经营设施和部门，接受业主综合性或个别性的委托、代办服务。
　　3.物业管理有限责任公司的组织机构
　　根据《公司法》，有限责任公司设立股东会、监事会和董事会。股东会是公司的权力机构。它决定公司的经营方针和投资计划，选举和更换董事，选举和更换由股东代表担任的监事，对发行公司债券等作出决议等。监事会由股东会选出的监事和公司职工民主选举产生的监事组成，这是公司监督机构。董事会是经营决策机构和业务执行机构，董事长为公司的法定代表人。有限责任公司经理，由董事会聘任或解聘。
　　4.物业管理股份有限公司的组织机构
　　股份有限公司和股份合作公司应订立章程，其内容前文已述。发起人、认股人举行创立大会，通过公司章程，选举董事会成员，选举监事会成员等。

　　五、物业管理企业的经营管理

　　物业管理集服务、经营为一体，既是一种服务行为，又是一种经营行为。物业管理企业应在国家宏观政策、法规的调控下，按照市场需求，采取科学的管理方法，运用先进的管理手段和管理工具自主地组织服务与经营。物业管理企业在管理服务活动中，必须以经营为手段，以效益为目的。以经营为手段，就是要在物业管理的全过程中实行有偿服务，并通过经营各种实业，解决物业管理中的各项经费开支；以效益为目的，就是以社会效益、环境效益、经济效益和心理效益为最终目标。由于物业管理与社会的关系密切，物业管理企业对社会的贡献除本身的经济效益以及缴纳税费外，对其他行业来说还有更多的社会效益、环境效益和心理效益。例如，良好的物业管理可以为业主提供一个方便、安全、清静、整洁、舒适的居住和工作条件，使人们能安居乐业；优良的物业管理还能创造优美的小区环境，为树立城市形象增添光彩。把经济效益与这些社会效益、环境效益和心理效益结合起来就形成了物业管理的综合效益。良好的综合效益能为企业带来良好的企业形象，而良好的企业形象又是形成商业信誉的重要源泉，因而它也是构成企业无形资产的重要组成部分。一家拥有较高商誉的企业无疑具有更大的发展空间，其重要意义在于可以睦邻公众关系，促进管理服务的销售，获得行业竞争优势。
　　鉴于目前人们对物业管理的适应性和承受性差距较大，人们的观念还没有完全转变，我国的物业管理企业要提高经济效益乃至综合效益就必须从自身经营管理入手，实施规范化、规模化、信息化的经营管理。
　　规范化就是要求物业管理企业必须完善企业管理，物业管理的运作必须做到规范化，尤其是目前问题较多的收费管理。对于物业管理的基本业务和专项业务，一般以“保本微利”为原则，只向业主收取低廉的费用。对于物业管理的特色业务，一般以“低利”为原则，即在成本之上再收取稍高一些的费用。对于物业管理的多种经营业务，则要求讲究经济效益。物业管理企业应充分发挥能动作用，积极开拓多种经营的新领域，并且在提高经济效益的同时注意提高社会效益和环境效益。
　　规模化就是要求物业管理企业尽可能实行规模化经营，使物业管理不断优化。根据规模经济理论，企业只有达到了经营规模程度，此时管理服务的单位成本最低，这样才能提高企业的经济效益。物业管理虽然是服务性行业，但作为一个企业，在开拓物业管理业务时，应立足于提高企业经济效益和减低业主管理费负担，考虑运用规模经济理论发展企业。根据目前不同规模物业管理企业的经营状况分析，可以发现凡是上规模的物业管理企业，既可以减轻业主的经济负担，又能为自身创取较好的经济效益。此外，上规模的物业管理企业，更能使业主受到全方位、多层次、多项目的服务。随着人们生活水平的不断提高和观念的改变，业主对提高物业功能质量，改善物业环境的要求也会越来越高，要求物业管理企业提供的服务内容也会越来越多。上规模的物业管理企业，由于社会网络众多，各种人才齐全，可以满足业主的要求，而一些小企业则无法做到。
　　信息化就是要求物业管理企业充分利用信息系统。当代社会是一个信息化的社会，信息的收集、分析和利用是企业成败的关键。尤其是实行了规模化经营的企业，为了适应物业管理的需求，计算机管理信息系统技术在物业管理中将会得到越来越广泛的运用。物业管理信息系统的应用，是指运用现代计算机技术，把有关物业管理信息物化在各种设备中，并由这些设备和物业管理人员构成一个为物业管理目标服务的人机信息处理系统。通过信息系统的应用，可以使物业管理的许多日常工作实现自动化。例如，利用计算机控制建筑物的空调系统、防火安全自动报警系统、建筑物内的垂直交通系统、照明系统、建筑物部件及附属设备安全报警系统、大厦保安系统、辅助物业管理人员工作的资产管理信息系统、建筑物出租（租客、租金、租约）管理系统、财务分析与管理系统、管理决策辅助支持系统、人员管理系统等。自动化对物业管理产生两个明显的效果：首先能提高效率，达到降低成本的效果。因为自动化可以使在员人数相同或减少的情况下，在一段指定的时间内做更多的工作。其次能提高成效，达到增值的效果。因为借助自动化可以引进崭新的服务或加强现有的服务，向业主提供更高水准或更优良的服务，这既能提高物业管理的收入水平，又能达到物业增值的效果。